La definizione di “Titolare Effettivo” evolve in materia di Antiriciclaggio: siete pronti a gestirla?

bandiere-europee-bellaForse il compito più difficile che un istituto finanziario deve intraprendere quando acquisisce un nuovo cliente o una controparte è la raccolta di informazioni sui Titolari Effettivi. I regolamenti variano da una  giurisdizione all’altra, sono in alcuni casi poco chiari e il cliente o la controparte è spesso riluttante a fornire le informazioni richieste. Il cliente o la controparte possono non essere completamente trasparenti ed è spesso difficile verificare le informazioni acquisite. Inoltre, mentre le informazioni sui Titolari Effettivi possono cambiare , il cliente o la controparte non sono obbligati a fornire i relativi aggiornamenti al proprio istituto finanziario.

Proprio quando sembra che la situazione non possa peggiorare più di così, dai Legislatori di tutto il mondo sono in corso di codificazione nuove regole sulla Titolarità Effettiva che sono significativamente più onerose di quelle attualmente emendate. Questo articolo riassume a grandi linee i requisiti sulla definizione di “Titolare Effettivo” così come inseriti nella Quarta Direttiva Europea Antiriciclaggio.

Quarta Direttiva Europea Antiriciclaggio e “Titolare Effettivo”.

In risposta alle raccomandazioni del Gruppo di Azione Finanziaria Internazionale (GAFI), la Commissione Europea ha pubblicato il 5 febbraio 2013 come proposta legislativa la Quarta Direttiva Antiriciclaggio. La Quarta Direttiva Antiriciclaggio, accrescendo l’importanza dell’approccio basato sul rischio, dovrebbe sostituire la Terza Direttiva che è in vigore dal 2005. Il Parlamento Europeo e il Consiglio dei Ministri dovranno adottare la Quarta Direttiva Antiriciclaggio e successivamente gli stati membri dell’UE avranno due anni per attuare le disposizioni della Quarta Direttiva Antiriciclaggio attraverso regolamenti nazionali .

La Quarta Direttiva Antiriciclaggio definisce generalmente “Titolare Effettivo come “qualsiasi persona fisica, che in ultima analisi, possieda o controlli il cliente e/o la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività“. Inoltre nella definizione di Titolare Effettivo si “deve almeno” includere, per le persone giuridiche, la persona fisica che “possiede o controlla un soggetto giuridico attraverso il possesso diretto o indiretto o il controllo di una percentuale sufficiente delle azioni o dei diritti di voto“. Mantenere la soglia della Terza Direttiva a riguardo alla percentuale del 25% più una quota costituisce una prova sufficiente di proprietà o di controllo.

Per le altre entità giuridiche, quali le Fondazioni e i Trust , il Titolare Effettivo sarebbe (1) la persona fisica, che (1) abbia il controllo di almeno il 25 % della proprietà o l’entità (2), che sia beneficiaria del 25 % o più del patrimonio o dell’ente.

L’articolo 11 della Quarta Direttiva stabilisce le seguenti misure di adeguata verifica della clientela (CDD): (1) identificare e verificare l’identità del cliente sulla base di dati provenienti da una “fonte affidabile e indipendente”, (2) identificare il Titolare Effettivo e  “adottare misure ragionevoli per verificare la sua identità”, (3) valutare e ottenere informazioni sullo “scopo e sulla natura prevista del rapporto d’affari”  e (4) svolgere un controllo costante nel rapporto d’affari al fine di garantire che le operazioni siano coerenti con la conoscenza del cliente relativamente al “profilo di rischio d’impresa” e garantendo l’aggiornamento  nella conservazione dei dati.

La Quarta direttiva incorpora un approccio basato sul rischio consentendo un protocollo di “due diligence semplificata del cliente” quando è accertato che la “relazione con il cliente o transazione presenta un minor grado di rischio“. Tuttavia, in pratica, la Quarta Direttiva apre ampiamente la porta ad ambiguità e incoerenze, perché la non riesce ad offrire una guida su come effettuare una valutazione univoca tra un rischio elevato ad un basso rischio .

Relativamente al mantenimento delle informazioni, la Quarta Direttiva impone la conservazione dei dati di adeguata verifica per cinque anni dopo la conclusione di un rapporto d’affari con un cliente e richiede la distruzione di quelle informazioni alla fine di quei cinque anni. Riconoscendo che l’eliminazione delle informazioni al cut-off di cinque anni potrebbe essere problematica perché le istituzioni devono mantenere i dati di CDD più a lungo se necessari per la “prevenzione , individuazione e investigazione di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo” è prevista maggiore flessibilità per permettere la conservazione dei dati per 10 anni e poi la loro eliminazione definitiva.

Il tema del Titolare Effettivo è stato un argomento di discussione al vertice del G-8 di quest’anno e ha portato all’accettazione dei Paesi membri di un piano d’azione indicante i principi fondamentali. In linea con la traccia della missione della Quarta Direttiva, il primo principio afferma che le aziende dovrebbero sapere “chi possiede e le controlla e chi detiene la titolarità effettiva e le informazioni di base dovrebbero essere sufficienti, accurate e aggiornate”. Affrontando la cooperazione transfrontaliera, il piano d’azione esorta i paesi ad essere sensibili alle richieste dei colleghi stranieri, assicurando che “le autorità competenti possono rapidamente, in modo costruttivo ed efficace, fornire le informazioni di base sulla società e sul titolare effettivo“.

In concomitanza con il vertice, la Casa Bianca ha rilasciato la Dichiarazione degli Stati Uniti sul Piano d’Azione del G-8 che conferma il suo sostegno per la trasparenza degli assetti proprietari delle società e incoraggia una legislazione globale che richieda l’identificazione e la verifica della Titolarità Effettiva al momento della formazione di società. (Come indicato di seguito , tale normativa è ora in attesa al Senato). Il piano della Casa Bianca prevede un sistema di registrazione centralizzato a livello statale e riconosce che gli Stati possono scegliere di rendere i dati sui Titolari Effettivi disponibili pubblicamente.

Affrontando il piano d’azione del G-8 , il Regno Unito ha annunciato l’intenzione di introdurre nuove regole di trasparenza che richiedono che i dati dei Titolari Effettivi siano tenuti in un registro centrale gestito dalla Companies House, secondo un comunicato stampa dell’ HM Treasury. Come primo passo, il Dipartimento Britannico per il Business, Innovation & Skills (BIS) ha pubblicato un Documento di consultazione su Trasparenza e fiducia negli assetti proprietari delle Società.

I temi fondamentali previsti dal Documento di Trasparenza e Fiducia includono : (1) se le società già soggette a regole di trasparenza rigorose dovrebbero essere esentate dalle nuove regole di trasparenza , (2) le informazioni che devono essere fornite al Registro e con quale frequenza dovrebbero essere aggiornate e (3) se i dati raccolti per il Registro dovrebbero essere resi pubblici. Ai fini della discussione , il documento ha adottato una definizione ampia di “Titolare Effettivo” per includere le persone che, in ultima analisi, controllano le attività aziendali, anche se non detengono azioni della società. Commenti sul documento, presentati dal 16 Settembre 2013, sono attualmente in corso di revisione da parte della BIS.

 

Francesca Boccia

GRC Officer

Un commento su “La definizione di “Titolare Effettivo” evolve in materia di Antiriciclaggio: siete pronti a gestirla?

  1. La definizione di “Titolare effettivo” è sempre stata circondata da un sorta di aleatorietà dagli obbligati e gli istituti finanziari non hanno mai appreso in pieno la consistenza e la portata degli obblighi connessi a questo requisito legislativo.
    Benché la legislazione sia stata abbastanza ferma e rigida sugli obblighi di rilevazione del titolare effettivo in qualsiasi rapporto acceso con un istituto finanziario, manca in concreto una definizione puntuale delle modalità di ricerca e rilevazione di tale soggetto.
    Il punto che secondo me non è ancora chiaro è questo: l’evoluzione della normativa sul titolare effettivo ha una portata tale per cui sorgono effettivamente per gli intermediari obblighi di verifica “rafforzati” (es.atti catastali, agenzia delle entrate, visure camerali in paesi esteri, anagrafe comunale, ecc.), oppure è possibile gestire questo requisito con la banale domanda sul questionario ADEVER posta al cliente su se sia il titolare effettivo del rapporto, come è ad oggi per il 99% degli obbligati.
    La prima soluzione, che è secondo me quella corretta, apre scenari molto interessanti nel mondo della consulenza AR e nella compliance, e di riflesso nel mondo IT. E’ sempre più evidente, a mio parere, la necessità di un applicativo snello e flessibile in grado di gestire l’obbligo di ricerca e rilevazione di eventuali soggetti terzi che non compaiono nel rapporto, ma che hanno una relazione ed un interesse alla tenuta dello stesso.
    Un software che non si limiti ad essere un banale repository documentale, ma un vero e proprio strumento di supporto al compliance officer nella raccolta dei documenti e nella rilevazione all’interno di questi di anomalie legate a soggetti terzi.
    Resta il fatto, innegabile, che è finito il tempo per gli intermediari di trattare con sufficienza gli aspetti legali /di compliance e di iniziare a gestire e monitorare con serietà il rischio del riciclaggio.

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